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Paperless office: siete pronti a ridurre l’uso della carta in ufficio?

pubblicato il: - ultima modifica: 7 Agosto 2020

paperless-officePaperless office: l’idea di un ufficio che non utilizzi materiale cartaceo esiste da circa 40 anni, nonostante ciò, il numero di stampe è aumentato considerevolmente.

Con l’arrivo delle nuove tecnologie, la quantità di carta utilizzata al lavoro avrebbe finalmente potuto iniziare a diminuire ma ciò non sta accadendo a nessun livello. Allora, perché non ci siamo preposti l’obiettivo di un ufficio senza carta anni fa?

Analizzando le principali ragioni per cui le persone stampano, è possibile individuare quegli ostacoli che impediscono ai lavoratori di passare completamente ai processi digitali. È possibile dunque per le aziende ridurre il numero di stampe abbattendo parzialmente o del tutto tali barriere? Oppure questi ostacoli sono insormontabili?

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Effettivamente, le barriere esistono e la carta possiede delle caratteristiche difficili da riprodurre digitalmente sia con la tecnologia attuale sia con quella futura.

Al giorno d’oggi, se solo esistesse la volontà di creare nuove soluzioni aziendali, sarebbe già possibile replicare digitalmente la gran parte di tutto ciò che più ci piace della carta.

L’innovazione raggiunta nel campo delle tecnologie cloud mobile offre la possibilità di cambiare le attuali abitudini sul posto di lavoro.

Ma convincere le persone a trasformare i loro processi basati sulla carta richiede il coinvolgimento adeguato dei propri dipendenti ed è necessario assicurarsi che i nuovi processi siano il più facile e intuitivi possibili.

Perchè stampiamo? Che sia per necessità o per preferenza, oggi si stampa fondamentalmente per leggere, annotare, firmare, condividere e archiviare.

Fino a poco tempo fa esistevano delle buone ragioni per cui le persone preferivano leggere i documenti da fonti cartacee piuttosto che dallo schermo in quanto più maneggevoli, più facilmente leggibili e davano inoltre la possibilità di fare delle annotazioni all’interno del documento.

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I tablet, però, hanno cambiato le carte in tavola ed è necessario quindi approfittare della diffusione di tali dispositivi per rendere la disponibilità dei documenti maggiormente intuitiva e istantanea.

Immaginiamo un mondo dove il pulsante leggi sia onnipresente, proprio come il pulsante stampa. Immaginiamo se, dal punto di vista dell’utente, un clic su quel pulsante rendesse istantaneamente disponibile quel documento su ogni dispositivo posseduto dall’utente stesso e leggibile attraverso la sua applicazione di lettura preferita.

In un mondo ideale, dove tutti possono fare annotazioni sugli schermi in modo semplice e intuitivo, resterebbe comunque la tendenza di prendere appunti solo su carta? Probabilmente in parte si, ma solo in situazioni particolari.

Le annotazioni digitali diverranno la prassi soltanto nel momento in cui le tecniche di scrittura digitale diventeranno molto simili a quelle della scrittura su carta e interferiranno in modo impercettibile con l’attività di lettura.

Anche in un’industria come quella delle banche, che registra un altissimo numero di transazioni elettroniche, le firme rimangono strettamente legate al mondo cartaceo, come ha dimostrato uno studio di InfoTrends. Per esempio, più del 70 percento degli intervistati ha dichiarato di fare ancora affidamento sulla firma su carta per prestiti e risparmi/investimenti.

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L’autorizzazione elettronica prenderà piede soltanto quando le organizzazioni digitalizzeranno completamente i loro processi, incluse firme e autorizzazioni, e faranno della firma elettronica un processo semplice per tutti gli utenti.

Il digitale è diventato il miglior mezzo per la condivisione. Ma le caratteristiche fisiche di un documento stampato ne fanno spiccare i contenuti, in particolare da quando la condivisione digitale è diventata sempre più diffusa.

La tecnologia ci consente di immagazzinare i documenti digitali con estrema rapidità. Stiamo conoscendo la potenzialità su scala industriale degli scanner dotati di riconoscimento intelligente dei caratteri e di un sistema elettronico in grado di indicizzare e applicare metadati per il conseguente reperimento di dati.

Il potenziale risultato di estrarre, letteralmente, tonnellate di dati cartacei da un sistema elettronico sono enormi. Questa è la promessa di Big Document Data, forse l’unica e più grande chiave del cambiamento del comportamento di stampa all’interno delle organizzazioni.

Come sta diventando consuetudine al lavoro, la diffusione dell’information technology, inclusa l’incredibile crescita della diffusione di smartphone e tablet e il mondo delle app e dei servizi cloud, ha introdotto nelle nostre vite nuove capacità, comportamenti e atteggiamenti.

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Ma siamo ancora agli albori della diffusione di questo genere di dispositivi. Solo verso la fine del 2011, per la prima volta, le spedizioni di smartphone a livello globale hanno superato quelle di computer.

I tablet moderni, che rappresentano il miglior sistema di lettura disponibile e il più simile all’esperienza di lettura da materiali cartacei, esistevano appena prima del lancio dell’iPad nel 2010; questi dati ci confermano che il mercato risulta essere ancora nel suo stadio iniziale.

La gigantesca ondata di cambiamenti ha appena iniziato ad alimentarsi. Ma la tendenza di usare sempre più dispositivi e l’aspettativa di un alto livello di efficienza nell’elaborazione dei processi generati in mobilità, diventerà sempre più radicata.

Per esempio, IDC prevede che, per il 2015, il 37 percento dei dipendenti di tutto il mondo lavorerà in mobilità, mentre Gartner stima che per il 2014, il 90 percento delle organizzazioni sosterrà l’implementazione di app aziendali sui dispositivi personali.

Le innovazioni tecnologiche come quella del cellulare hanno incentivato il passaggio dalla carta a un sistema basato sull’elettronica. Mentre la carta presenta alcune caratteristiche che risultano difficili da replicare digitalmente con la tecnologia attuale o quella del prossimo futuro, la gran parte delle caratteristiche che invece ci piacciono può effettivamente essere riprodotta digitalmente.

Esaminiamo i differenti modi in cui i dipendenti gestiscono specifici compiti quotidiani e li riorganizzano in modo da poterli effettuare tramite la tecnologia.

La chiave è rendere il processo tanto semplice e conveniente quanto possibile, sia per l’esperienza dei dipendenti sia per quelli che hanno meno competenze tecnologiche.

Leggere, annotare, condividere, autorizzare e salvare sono capacità e attività comuni per tutti quelli che al lavoro fanno un grande uso dei documenti. Ma, allo stesso modo, queste attività si manifesteranno in modi specifici in quasi tutti i passaggi di un processo di business strutturato che viene gestito da persone.

Un processo di HR o la gestione del ciclo di vita di un prodotto, per esempio, richiederanno ai dipendenti di leggere, commentare, aggiungere, organizzare, prendere decisioni al riguardo, distribuire, autorizzare e salvare specifici tipi di documenti in specifici momenti del processo.

Le organizzazioni che stanno affrontando la sfida di realizzare un ufficio che utilizzi meno carta hanno tanto da guadagnare. Sicuramente il cambiamento comporta un rischio e può essere critico, persino doloroso; ma c’è una ragione se le persone stanno tentando di costruire un ufficio senza carta da così tanto tempo: la promessa di un ambiente di lavoro più efficiente, produttivo, collaborativo e, soprattutto, sostenibile.

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