Home Imprese Sostenibili Chiudere l’azienda e comunicare ai tempi del Coronavirus

Chiudere l’azienda e comunicare ai tempi del Coronavirus

città: Milano - pubblicato il:
comunicare ai tempi del coronavirus
foto di Caterina Castellano

Comunicare e informarsi ai tempi del Coronavirus: siamo in pieno risk management. Schiettezza, creatività – a volte geniale – e organizzazione: in tempi di crisi come quella in cui siamo catapultati è bene far sapere agli stakeholder come ci si sta comportando. E’ il momento giusto per fare formazione

Chiudo, ma sto vicino ai miei dipendenti e ai miei clienti. E lo faccio sapere. Ovvero: comunicare oggi è un fattore fondamentale in tema di sostenibilità.

Mai come in questi casi di emergenza da coronavirus fare sapere cosa si sta facendo – in linea con le direttive – dimostra di essere trasparenti e decisi. Pronti a ripartire appena si potrà. Come dire: oggi #restoacasa e domani #lavoroallagrande.

Quasi tutte le grandi aziende hanno attuato delle politiche di trasparenza verso i dipendenti.

Dopo avere mandato una comunicazione a tutti, per la maggior parte dei casi via mail, hanno istituito un numero interno da chiamare, in caso di dubbi o sospetti di contagio all’interno dell’azienda – spiegano Marino Pessina e Chiara Porta, rispettivamente Ceo e direttore responsabile dell’agenzia di comunicazione giornalistica Eo Ipso – È capitato che un caso di coronavirus verificatosi nella città sede dell’azienda abbia scatenato non il panico, ma molte richieste di informazioni, non solo dai dipendenti ma anche dai loro familiari. Richieste arrivate da ogni dove, anche dai social o dalla mail di contatto sul sito. La politica che ha funzionato, in questo caso, è stata la trasparenza centralizzata, una persona o un gruppo di persone istruite in tempo reale su cosa dire, a cui è stato dato un numero dedicato.Qui sono state dirottate tutte le richieste, in modo da prendere tempo, per una eventuale comunicazione verso l’esterno”.

Comunicare ai tempi del Coronavirus, anche con un po’ di creatività

C’è il caso di essere anche creativi: un’arma in più perché attira ancor più l’attenzione. Così Decathlon, la catena francese di negozi dedicati allo sport, ha annunciato “un nuovo schema di gioco“: da mercoledì 11 e fino a venerdì 13 marzo compreso, tutti i negozi Decathlon sul territorio nazionale resteranno chiusi al pubblico. Ma resta aperto l’online. Questa misura si aggiunge a quanto definito dal decreto, precisa una nota mandata a tutti i clienti, che prevede la chiusura nelle giornate di sabato 14 e domenica 15 marzo.

Nelle ultime giornate abbiamo seguito l’evoluzione della situazione contingente, inaspettatamente rapida – ha fatto sapere Decathlon attraverso l’AnsaAbbiamo affrontato ogni cambiamento con responsabilità gli uni verso gli altri, nel rispetto delle indicazioni ricevute dalle autorità nazionali e locali. Reagire alle difficoltà è ciò che sappiamo fare, da veri sportivi, cercando le migliori soluzioni per andare avanti“.

Anche le aziende più piccole possono fare lo stesso e comunicare ai tempi del Coronavirus in modo efficace e veloce. E spesso è bene “metterci la faccia: se è il titolare a comunicare è ancora meglio“.

Magari attraverso i social che, diciamocelo, stanno aiutando molto a diffondere qualsiasi tipo di notizia. Anche se proprio gli esperti di Eo Ipso avvisano: “ricordiamoci che qualsiasi cosa venga pubblicata anche sui social aziendali è una comunicazione ufficiale da parte dell’azienda e come tale va trattata“.

In ambito comunicazione B2b Linkedin ha la meglio. David Herzog, amministratore delegato di Hoval Italia scriveva nei giorni scorsi “In Hoval l’innovazione ha sempre giocato un ruolo fondamentale: ecco perché, anche in un momento delicato come questo, Hoval non si ferma.

Stiamo utilizzando piattaforme smart per mantenere disponibili i nostri servizi di consulenza e i nostri dipendenti sono al vostro fianco per trovare soluzioni rapide e pronte per l’installazione.

È fondamentale trasformare questa sfida in un’opportunità: possiamo imparare e cambiare il nostro comportamento, utilizzando la tecnologia per proteggere i nostri cari dal Virus e allo stesso tempo fare nuove esperienze collaborando virtualmente e ottimizzando al meglio il nostro lavoro.

Mi preme sottolineare che manterremo le promesse di consegna: abbiamo preso precauzioni per proteggere i nostri dipendenti presso la sede di CasaHoval e garantiamo la consegna dei pezzi di ricambio, degli ordini attuali e futuri. Da oggi Hoval è in smart working, rimanendo a disposizione per risolvere tutte le richieste che questa situazione complessa sta implicando.

Con il servizio Hoval Digital è anche possibile gestire gli impianti a distanza e possiamo assistervi con 120 centri assistenza in tutta Italia. È nostra volontà stare il più vicino possibile ai nostri clienti e partner commerciali e superare insieme questo difficile periodo. Solo uniti siamo forti!“.

Qualcuno ha trasformato questa situazione di crisi in un’opportunità, come le aziende che producono dispositivi sanitari o chi si occupa di smart working o, nel piccolo, le farmacie, che si sono messe a produrre in proprio disinfettanti per le mani.

Angelini Pharma si è trovata nell’occhio del ciclone anche per i casi di sciacallaggio dei prezzi della sua Amuchina; così non ha perso tempo comunicando che: “Angelini Pharma ritiene opportuno precisare – riporta una nota ufficiale – che il prezzo ai propri canali diretti di tutti i prodotti a marchio Amuchina è rimasto invariato e non ha subito alcuna variazione rispetto al periodo pre-epidemia da Coronavirus.

L’Azienda è totalmente estranea ad alcuni ingiustificati rincari rilevati dai consumatori e segnalati anche dai media, verso i quali esprime una ferma condanna confermando di adoperarsi costantemente per assicurare che il prodotto raggiunga esclusivamente fornitori qualificati“.

Nel frattempo ha fatto sapere di aver aumentato la produzione di Amuchina nello stabilimento di Ancona e ha focalizzato la fabbrica di Casella sulla produzione di disinfettanti esternalizzando i detergenti.

Anche la creatività – per quanto il modo di comunicare ai tempi del coronavirus – non si è fatta attendere. Sempre su Linkedin un creativo – Luca De Matteis – ha postato una serie di slogan utilizzando i marchi più conosciuti a supporto dell’hashtag #iorestoacasa. Del tipo: “Che Ikea #restare a casa“. Genialità pura. Chissà come l’ha presa Ikea…

Il mercato ha sicuramente cambiato la sua dieta mediatica – spiega Marianna Ghirlanda, Responsabile Centro Studi Unacon una maggiore esposizione alle fonti online che fisiche. Questo può essere uno spunto per agenzie e brand per consigliare attività diverse o ridefinire strategie senza compromettere gli obiettivi di business“.

E per quelli che decidono di non parlare? “Il nostro invito è a parlare – raccomandano in Eo Ipso –  a raccontare quello che si sta facendo, anche a raccontare le proprie difficoltà. Per fare lobby dal basso, per non sentirsi soli, per condividere una soluzione che può essere utile anche agli altri.

In tanti facevano già fatica prima… e ora? Parlate, avete cose interessanti da dire, ne siamo sicuri, nel lavoro c’è una grande fetta della vita delle persone, nulla va dato per scontato, soprattutto in questo momento. Se non avete le competenze o avete bisogno di un consiglio affidatevi a uno specialista. Assieme si possono cambiare le cose“.

Un’altra idea per usare al meglio questo periodo di crisi è fare formazione. Da remoto, ovviamente. L’apprendimento da remoto è, infatti,  un modo costruttivo per coinvolgere chi, in questo momento, è costretto a lavorare da casa, dà la possibilità di integrare la formazione obbligatoria (che spesso tendiamo a rimandare) e consente di impiegare in modo utile il tempo risparmiato negli spostamenti.

Ne è convinto Filippo Muzi Falconi, ceo di Methodos Group, holding che controlla società di consulenza e startup in Italia, Francia e Germania specializzate nell’accompagnare le imprese nei processi di change management.

A causa delle misure per affrontare l’emergenza sanitaria le aziende non possono fare team building, corsi e workshop nelle aule fisiche – spiega Muzi FalconiMigliaia di attività saltano creando un gap nello sviluppo delle persone, con ricadute sull’organizzazione e sul business. Questo però non è il momento di cancellare tutto. Al contrario, è il momento di essere vicini, di dare indicazioni, di nutrire i team e di sviluppare nuove competenze necessarie per aver successo in contesti e condizioni differenti“.

La soluzione è passare dal fisico al digitale, affidandosi a nuovi format, nuovi modelli di collaborazione, nuove forme di apprendimento e confronto a distanza. Intanto, Produzioni dal Basso, piattaforma di innovazione sociale e raccolte fondi online, in collaborazione con Banca Etica  e con la sponsorship del Gruppo Assimoco ha lanciato l’iniziativa #AttiviamoEnergiePositive, un ciclo di formazione online (attraverso webinar) ricco di argomenti, che ha l’obiettivo di favorire il confronto sui temi dell’emergenza ma anche dell’innovazione. L’incertezza si supera con la conoscenza. Conoscenza che però va gestita: ecco, quindi, un veloce vademecum per comunicare ai tempi del Coronavirus e organizzare workshop a distanza efficaci:

  • definire gli obiettivi del workshop. “La prima cosa è chiederci qual è il nostro obiettivo: presentare contenuti? Discutere e confrontarsi su temi aperti? Oppure co-progettare soluzioni o piani d’azione? Tutte queste situazioni comportano esigenze diverse – spiega Michela Salvi collega di Muzi Falconi in  Methodos Group -. Definiamo quindi se abbiamo bisogno di flussi di comunicazione molto semplici (uno a molti) oppure molto articolati (lavori in sottogruppi, condivisioni in plenaria, continui allineamenti tra i diversi team)”
  • Fornire tutti i materiali che servono, prima dei momenti interattivi. “Le informazioni di contesto possono essere lette off-line dai partecipanti, prima delle presentazioni frontali – continua SalviLe interazioni virtuali sono spesso più proficue ma più impegnative di quelle in presenza, e vanno limitate agli scambi veramente fondamentali, quelli in cui i partecipanti hanno l’esigenza di interagire e confrontarsi per produrre risultati concreti
  • Creare un team di facilitazione. La sua composizione varia a seconda della natura e delle dimensioni del workshop, ma l’esperta di Methodos consiglia di prevedere queste figure chiave. “Un moderatore per le plenarie virtuali, un coordinatore per presidiare lo stato di avanzamento lavori dei diversi team, un responsabile della produzione di contenuti da fornire ai partecipanti (format, istruzioni, template, presentazioni…), un responsabile della piattaforma tecnologica e dei tool di collaborazione
  • Distribuire il workshop a distanza su un lasso di tempo più lungo.Ciò che in presenza richiede una full immersion di due giorni, in remoto probabilmente andrà spalmato almeno su tre o quattro – ricorda Michela Salvi di Methodos – Le pause tra una sessione virtuale e l’altra devono essere più lunghe ma si possono sfruttare per attività da svolgere off-line. Da considerare anche l’eventuale esigenza di adattarsi a diversi fusi orari“. Questa diversa gestione del tempo non è necessariamente un male: con una corretta progettazione si possono integrare le attività del workshop nella normale attività giornaliera, riducendo così la necessità di abbandonare per giorni consecutivi la gestione del quotidiano
  • Fornire a tutti dei modelli per organizzare i contenuti prodotti dai partecipanti. “Senza imbrigliare troppo le scelte dei team, vanno forniti template e format comuni per tutti, in modo da agevolare il lavoro e facilitare il confronto dei risultati finali” sottolinea Salvi
  • Fissare i momenti di confronto imprescindibili tra team e supervisori. “Anche quando si consente ai gruppi di lavoro di auto-organizzarsi per le sessioni virtuali – consiglia Michela Salvibisogna prevedere sempre e comunque momenti obbligatori di allineamento con il team di facilitazione
  • Non fare avvenire tutto online. Pensando a quando non saranno più in vigore le restrizioni sanitarie, è bene prevedere sempre dei moduli in esterna: visite individuali presso location che possano fornire spunti e ispirazione, presso store che rappresentano una best practice di prodotto o servizio, punti di contatto dei competitor, musei, siti significativi dal punto di vista tecnologico, eccetera. “Questo introduce elementi di creatività e innovazione nella progettazione di soluzioni di business” sottolinea la Salvi.
  • Mantenere alto il livello di coinvolgimento e partecipazione con il gioco. “Si può sfruttare la logica dei business game  per esempio attivando una competizione tra i team: la miglior proposta, il team più creativo, eccetera
  • Occuparsi (ma non preoccuparsi) della tecnologia.È importante individuare gli strumenti più adatti per funzionalità e accessibilità, ma quasi tutte le piattaforme di videoconferenza e collaborazione virtuale di uso comune (webex, zoom, teams, mural, ecc.) oggi offrono tutto ciò che serve per accedere a un processo di collaborazione virtuale

Interessanti i corsi di formazione organizzati da Centro Studi Inaz – fisco, lavoro e previdenza – che ha programmato una serie di webinar gratuiti per informare sugli enormi problemi organizzativi (assenze, limiti agli spostamenti, lavoro forzatamente a distanza) portati con sé dall’emergenza Coronavirus.

La diretta streaming è prevista per mercoledì 18 marzo (e ripetuto mercoledì 25 marzo), dalle 10.00 alle 13.00. Sul sito Inaz tutte le indicazioni per collegarsi.

«Gli approfondimenti toccheranno tutti i temi caldi in questi giorni per gli uffici del personale – spiega Linda Gilli, presidente e amministratore delegato di Inaz –. Questo percorso ad hoc darà tutte le indicazioni normative e pratiche per la gestione delle assenze dei dipendenti interessati da quarantena, sorveglianza attiva e isolamento volontario; le strategie per la gestione della riduzione dell’attività lavorativa; gli ammortizzatori sociali attivabili per le aziende in difficoltà a seguito dell’emergenza; le misure per facilitare lo smartworking”.

Insomma, comunicare e aggiornarsi ai tempi del Coronavirus è fondamentale perché è nei momenti di difficoltà che si deve trasmettere un messaggio chiaro ed efficace: come abbiamo visto ormai, in un mondo globalizzato, qualunque gesto o parola scatena effetti di grande portata.

 

Condividi: