Presentare un progetto ben strutturato non è cosa facile né improvvisata: è necessario essere in grado di tradurre su carta l’idea progettuale e ridurre al minimo gli errori. Ecco alcuni consigli pratici.
Trasformare un’idea in un progetto da proporre a dei finanziatori, siano questi privati, o pubblici, istituzionali, come quelli europei, richiede di mettere in campo molte doti, oltre a quella della scrittura.
Bisogna saper redigere un documento che presenti tutte le informazioni necessarie per convincere i valutatori: uno stile di scrittura asciutto, che stimoli la scelta di una determinata proposta.
Non ci si improvvisa scrittori di progetti, servono dei chiari presupposti. Presentare un progetto, soprattutto se europeo, anche per il livello di competizione internazionale che la candidatura stessa comporta, non è cosa facile e non c’è la sfera di cristallo che fornisce la certezza della vincita: quindi bisogna fare meno errori possibili, meglio se non si commettono, ovviamente, ed essere in grado di tradurre su carta l’idea progettuale.
Consigli utili per ridurre il margine di errore
Cosa non può mancare e da dove partire se vogliamo quindi scrivere un progetto europeo per sostenere l’ambiente?
Il programma per eccellenza è Life, che intende sostenere lo sviluppo, l’attuazione e l’aggiornamento delle politiche e della legislazione europea in materia di ambiente, natura, biodiversità, azione per il clima, transizione energetica, economia circolare: queste le principali tematiche che si trovano nei suoi specifici bandi.
Ma sappiamo anche come candidare un’idea di progetto, che potrebbe essere quella vincente? Proviamoci insieme, analizzando le caratteristiche e gli errori da evitare.
La partecipazione ai bandi, che per l’Europa sono anche identificati come call for proposal (inviti a presentare proposte) o call for tender (appalti pubblici) e la conseguente proposta di progetto, richiede sempre una specifica preparazione riguardo quelli che sono i requisiti e le caratteristiche del programma stesso.
È dato per scontato, ma non troppo, che bisogna preliminarmente aver esaminato le caratteristiche chiave del programma: una prima buona attività anti-errore.
Ma gli errori sappiamo che possono capitare e i più comuni, sono:
- scarsa identificazione e descrizione, cioè informazioni limitate del problema ambientale da affrontare e dell’area identificata per lo sviluppo delle attività del progetto
- mancanza o incompleta descrizione del valore aggiunto del progetto rispetto ad altri progetti in corso
- strategia poco coerente che collega le singole azioni per raggiungere e affrontare il problema individuato
- scarsa o incompleta individuazione e coinvolgimento delle parti interessate (la partnership) nella progettazione e nella realizzazione del progetto
Tutto ciò quando si verifica? Quando non vengono raccolte sufficienti informazioni documentate a supporto del progetto: più dettagli si raccolgono e meglio è, sia nel budget che nella parte tecnica, tenendo però in considerazione che c’è un limite del numero di caratteri disponibili e che uno stile asciutto, sintetico, privo di eccessivi aggettivi generici è preferibile.
Può trattarsi anche dei seguenti fattori:
- mancanza di una concreta strategia di azione che comprenda attività al di là della diffusione dei risultati e del networking
- limitata quantificazione dei risultati attesi per i quali si indicano i risultati solo in termini qualitativi e non quantitativi
- inadeguatezza delle attività di monitoraggio per verificare in corso d’opera il raggiungimento dei risultati
- basso rapporto qualità-prezzo: budget non stimato in maniera adeguata per il progetto, vago, sbilanciato tra le azioni che compongono il progetto, o all’opposto, progetto costoso e che porta al raggiungimento di scarsi risultati
I quattro aspetti fondamentali del programma Life
L’obiettivo di Life è di finanziare dei progetti in grado di trovare delle soluzioni efficaci a differenti problemi, legati ai cambiamenti climatici e garantire la protezione della natura e della biodiversità, contribuendo alla costruzione degli obiettivi del Green Deal europeo.
Per arrivare a questo risultato, in coerenza con le priorità anche dell’Agenda 2030, è necessario che la proposta di progetto garantisca quattro aspetti cardine, che vedremo in dettaglio in seguto:
- valore aggiunto europeo in termini di impatti quantitativi e benefici
- replicabilità e trasferibilità dei risultati di progetto
- sostenibilità economico – finanziaria a medio lungo termine del progetto
- indicatori di impatto rilevanti
Valore aggiunto europeo
Il progetto deve avere un respiro internazionale, sia come scopo sia come impatto, in grado di avere una buona copertura geografica oltre i confini nazionali, per contribuire a risolvere le sfide di un problema ambientale di rilievo europeo.
Con ciò si intende che la concretizzazione dei risultati progettuali deve essere possibile anche in altri Stati membri dove preventivamente è stato verificato che esiste una situazione simile, oggetto dello specifico bando.
Bisogna però prestare attenzione, ecco quindi un errore da non fare: il valore aggiunto europeo non può essere spiegato solo in una parte del formulario di candidatura, ma la sua evidenza deve risultare nelle varie parti del progetto.
Dal modo in cui sono concepite le azioni, dall’impatto e dal titolo stesso, che immediatamente deve far comprendere ai valutatori, la portata internazionale dei risultati che si intendono raggiungere.
Un buon progetto si replica e trasferisce
Un documento necessario da produrre in un progetto è il Piano di Replicazione e Trasferimento. Quando parliamo di replicabilità e trasferibilità di un progetto Life, non significa solo disseminarne i risultati e la condivisione delle conoscenze.
Si intende includere delle attività del progetto e gli approcci che hanno come obiettivo quello di facilitare il trasferimento dei risultati, appunto la replicabilità di quegli stessi in altri territori e in grado magari di incrociare altri ambiti e settori: come la cultura e la ricerca.
La sostenibilità ambientale, ma non solo
Un progetto di valore deve dimostrare di essere finanziariamente sostenibile e anche per questo, nel formulario di un progetto si deve inserire un contenuto specifico, quello della sostenibilità.
Si deve dimostrare il potenziale di utilizzo dei risultati oltre il suo tempo di durata del co-finanziamento europeo: se per esempio il progetto vincitore viene co-finanziato dall’Europa per un periodo stabilito nel bando di 24 mesi, il progetto dovrà dimostrare che oltre quel periodo di tempo, sarà in grado di reggersi con le proprie gambe, quindi con il sostegno dei suoi stessi partner di progetto o anche con il contributo di altri enti e organizzazioni sostenitrici.
Anche qui bisogna però prestare attenzione: è necessario includere il piano di sfruttamento – exploitation plan – da elaborare durante la vita del progetto, per fornire la giusta linea di congiunzione tra il tempo di realizzazione delle azioni del progetto e il loro mantenimento attivo anche dopo la fine del co-finanziamento ricevuto: l’after-life del progetto.
L’impatto del progetto ha i suoi indicatori
È necessario misurare la performance del progetto ma anche l’impatto del programma su scala europea: entrano in gioco gli indicatori di impatto.
I dati del progetto devono quindi confluire in un unico database che possa rendicontare all’Europa, in valore numerico, per esempio i risultati ambientali che sta fornendo; quanti posti di lavoro e quanti cittadini sono informati sulla politica europea per l’ambiente.
Questo serve all’Europa per fare il punto e comprendere come procedere per alimentare la sensibilità, nel caso specifico del programma Life e ai temi ambientali, anche implementandone ulteriormente il budget.
Regola fondamentale: in ogni progetto si devono monitorare gli indicatori di impatto sia durante, sia dopo la fine del progetto stesso: gli indicatori socio-economici, come per esempio il numero di posti di lavoro creati, sono obbligatori per tutti i progetti, mentre gli altri indicatori, variano a seconda del progetto.
Gli indicatori, quindi, sono gli strumenti in grado di mostrare, o più precisamente, misurare l’andamento di un fenomeno che si ritiene rappresentativo per l’analisi e sono utilizzati per monitorare o valutare il grado di successo e l’adeguatezza delle attività implementate.
Gli indicatori di impatto misurano la qualità e la quantità degli effetti di lungo periodo generati dalle azioni del progetto; descrivono i cambiamenti di vita dei cittadini che il progetto è capace di generare e lo sviluppo a livello globale, nazionale, regionale e locale, tenendo conto delle variabili esterne che lo influenzano.
Porsi le domande giuste per identificare risultati e impatto del progetto
È sicuramente utile fare un esercizio: provare a porsi delle domande e trovare delle risposte. Quali cambiamenti il progetto potrà apportare ai suoi beneficiari diretti (per esempio le associazioni ambientaliste e gli enti locali) e ai suoi destinatari (che possiamo definire beneficiari indiretti, per esempio i giovani di un quartiere cittadino) e al territorio di riferimento?
Le attività previste dal progetto quali miglioramenti potranno produrre rispetto alla vita dei cittadini e al territorio, tenendo conto del contesto in cui la proposta progettuale viene realizzata?
Quali sono i risultati concreti e misurabili che il progetto deve conseguire per raggiungere il suo obiettivo?
Le risposte a questi quesiti sono utili per identificare le modalità per misurare, avviato il progetto, i risultati conseguiti e confrontarli con quelli attesi.
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